Apostilla y legalización de documentos
Apostilla
Con la Convención de La Haya por la que se Suprime el Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, adoptada en La Haya, Países Bajos, el 5 de octubre de 1961, mejor conocida como Convención de la Apostilla, los Estados Contratantes eximen de legalización a los documentos públicos que deban ser presentados en sus territorios, exigiendo como única formalidad la fijación de la apostilla.
Para conocer el contenido y los Estados Contratantes de la Convención se puede consultar la páginawww.hcch.net
A partir del 14 de agosto de 1995, México es parte de dicha Convención. El propósito de la adhesión de México a la Convención de La Haya, fue simplificar el sistema de “legalizaciones en cadena” por un sólo trámite denominado “apostilla”.
Este trámite consiste en certificar que la firma y el sello de un documento público fueron puestos por una autoridad en uso de sus facultades. La apostilla, al igual que la autenticación (legalización), únicamente certifica que la firma o sello que muestra el documento fue emitido por un funcionario público en ejercicio de sus funciones, pero no certifica la validez del contenido del mismo.
En la actualidad existen diversos países que no se han adherido a esta Convención, por lo que los documentos públicos que deban producir efectos entre éstos, deberán ser legalizados de conformidad con lo establecido en el Artículo 2 de dicha Convención.
Documentos de Estados Unidos
Dado que la mayoría de las solicitudes sobre obtención de apostilla se orienta a documentos públicos emitidos por autoridades estadounidenses, en este apartado se hace mayor énfasis en este país. Tanto México como Estados Unidos son parte de la mencionada Convención.
Los documentos autenticados o emitidos por autoridades estadounidenses ya no se legalizan en los Consulados de México, sino que deben ser apostillados por las autoridades de ese país. Estos documentos estadounidenses, que van a surtir efectos en México, deberán contener una certificación denominada Apostilla que se obtiene en las llamadas Oficinas del (la) Secretario (a) de Estado (Secretary of State) de cada uno de los Estados de la Unión Americana, cuyos datos pueden consultarse en http://www.state.gov/ o bien en Autoridades Apostillantes en los Estados Unidos de América.
Para realizar este trámite desde México, el interesado deberá enviar el acta original por correo, una carta solicitando el trámite (se anexa modelo) y un money order que puede adquirir en las casas de cambio por la cantidad que aparece define cada Estado a nombre de Office of the Secretary of State.
Documentos de México en Estados Unidos y en otos países
Dado que el principal número de solicitudes sobre obtención de apostilla se orienta a documentos públicos emitidos por autoridades mexicanas, se hace énfasis en el procedimiento que debe realizarse en nuestro país para que surtan efectos en Estados Unidos.
En el caso de los documentos públicos mexicanos que deban ser utilizados en un país que también sea Parte de la Convención de La Haya sobre la Apostilla, éstos deberán apostillarse en la oficina que corresponda atendiendo a los siguientes criterios:
Los documentos expedidos en cualquier Estado de la República Mexicana, deberán apostillarse en laSecretaría General de Gobierno de cada Estado
Los documentos federales deberán ser apostillados por la Secretaría de Gobernación.
Los documentos expedidos por autoridades del Distrito Federal, deben apostillarse en la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos del Gobierno del Distrito Federal.
Documentos de otros países en México
Si usted requiere apostillar documentos públicos extranjeros emitidos por Países Miembros de la Convención, el trámite deberá realizarse por la autoridad apostillante del país de origen. Dicha autoridad por lo general es el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Si usted desea conocer cuál es la autoridad apostillante, se sugiere consultar la página http://www.hcch.net.
En este vínculo, usted debe:
-
a) dar entrar en “Authorities”;
-
b) después debe elegir “per Convention”;
-
c) posteriormente deberá seleccionar “Convención of 5 October 1961 Abolishing of Requirement of Legalisation for Foreing Public Documents (12)”;
-
d) y finalmente deberá elegir el país de donde proviene el documento a apostillar.
Legalización
La legislación mexicana prevé que para que un documento público extranjero surta efectos en México, es necesario que se presente debidamente legalizado por la Representación Consular mexicana ubicada en el lugar en donde se expidió el documento.
Cabe señalar que deberán legalizarse todos aquellos documentos públicos emitidos por países que no sean miembros de la Convención de La Haya sobre la Apostilla y que deban utilizarse en otro país no miembro.
De conformidad con los Artículos 83 y 84 del Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano, la llamada legalización de firmas y/o sellos, contenidos en documentos públicos extranjeros, es un acto de certificación por medio del cual el funcionario consular certifica que la firma o sello (de un funcionario u oficina gubernamental o notarial) que se localiza dentro de su circunscripción, coincide con la firma o sello registrados en sus archivos.
Al igual que en el caso de la apostilla, esta certificación nunca habrá de prejuzgar sobre el contenido del documento. Las legalizaciones efectuadas por las Oficinas Consulares surtirán sus efectos en la República Mexicana sin necesidad de que las firmas de dichos funcionarios requieran a su vez ser legalizadas por la Secretaría de Relaciones Exteriores, de conformidad con el Artículo 130 del Código Federal de Procedimientos Civiles.
El procedimiento para llevar a cabo la legalización es el siguiente:
Documentos de México en otros países
-
Los documentos expedidos por autoridades de cualquier Estado de la República Mexicana, deberán legalizarse en la Secretaría General de Gobierno de los Estados.
-
Posteriormente por la Secretaría de Gobernación, ubicada en Río Amazonas # 62 Colonia y Delegación Cuauhtémoc, con un horario de atención de 9 a 13 horas, de lunes a viernes. El teléfono es 50 93 32 00 ext. 35043. El costo por este servicio es de 343 pesos mexicanos.
-
Después deberá ser legalizada por la Secretaría de Relaciones Exteriores a través de las Delegaciones Metropolitanas o Foráneas. El costo por la legalización de documentos en estas Delegaciones es de 215 pesos mexicanos, de conformidad con la Ley Federal de Derechos. A partir del 8 de enero de 2007, la única forma para el pago de este derecho será a través de Hoja de Ayuda.
-
Finalmente, deberá legalizarse por la Embajada del país en donde surtirá efectos el documento mexicano.
Los documentos federales deberán legalizarse en la Secretaría de Gobernación, ubicada en Río Amazonas # 62 Colonia y Delegación Cuauhtémoc, con un horario de atención de 9 a 13 horas, de lunes a viernes. El teléfono es 50 93 32 00 extensión 5043. El costo es de 499 pesos mexicanos.
Los documentos expedidos por autoridades del Distrito Federal, se legalizan en la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos del Gobierno del Distrito Federal ubicada en Candelaria de los Patos s/n, Colonia 10 de Mayo. El costo actual es de 54.35 pesos mexicanos y se paga en cualquier ofician de la Tesorería del Distrito Federal. El teléfono es 55 22 51 18 extensión 108.
Documentos de otros países en México
Los documentos que expiden autoridades de países no miembros de la Convención de La Haya sobre la Apostilla, deberán ser legalizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores o por la autoridad que defina el Gobierno del país que lo emite.
Posteriormente, deberá ser legalizado por las Representaciones Diplomáticas y Consulares de México. Al igual que en el caso de la apostilla, esta legalización nunca prejuzga sobre el contenido del documento.
El trámite tiene un costo de 36 dólares estadounidenses.